Die Fachkommissionen diskutieren regelmässig an Plenumssitzungen Interpretations- und Anwendungsfragen zum Förderreglement. Die daraus entstehende Kommissionspraxis wird in Form der «Vergaberichtlinen» publiziert und dient nicht nur den Kommissionsmitglieder, sondern auch den Antragstellern als Arbeitsintrument und Orientierungshilfe. Von den Richtlinen abweichende Projektelemente sind – im Rahmen des Förderreglements – nicht ausgeschlossen, sollten im Antragsdossier aber besonders sorgfältig begründet werden.

Die Vergaberichtlinien werden auf Grund von Komissionsentscheiden und Anregungen der Branchenvertreter laufend überprüft, aktualisiert und nachstehend veröffentlicht:

Letzte Aktualisierung der Vergaberichtlinien: 25.05.2010

Begriff	Erläuterung
Antrag	Grundsätzlich hat ein Antrag bei der Eingabe vollständig zu sein, d.h. alle gemäss Reglement notwendigen Unterlagen müssen enthalten sein. Liegen relevante Verträge und Deal-Memos nicht vor, so gilt der Antrag als unvollständig und ist von der Geschäftsstelle zurück zu weisen. Finanzierungszusagen und wesentliche Informationen zur Projektbeurteilung (z.B. LOI oder Zusagen von Schauspielern und Crew-Mitgliedern) können bis einen Tag vor der Sitzung nachgereicht werden. Auf Konzeptänderungen, Austausch von Drehbüchern u.ä. wird nicht eingegangen. Den Antragstellern steht es jedoch frei, den Antrag bis zwei Wochen vor dem Sitzungstermin oder unmittelbar nach Kenntnis neuer Fakten (z.B. ablehnender Entscheid durch das BAK) zurück zu ziehen. Anträge sind nur gültig mit rechtsverbindlicher Unterschrift, d.h. Zeichnungsberechtigung gemäss Handelsregistereintrag oder per Gesetz.
Auswertungsbeitrag	Ein Gesuch um Auswertungsbeitrag muss spätestens sieben Tage vor dem Kinostart im Kanton Zürich auf der Geschäftsstelle eintreffen. Im Antrag können alle Kopien geltend gemacht werden, die im Zeitraum des Zürcher Kinostarts innerhalb der Schweiz eingesetzt werden. Bei sprachregional zeitverschobenen Startdaten ist die Auswertung im Kanton Zürich massgebend. Auswertungsbeiträge sind ausdrücklich projektgebunden und keine Betriebsbeiträge an die Verleihfirma. Sie müssen daher zu 100% an die Vorkostenfinanzierung des Projekts angerechnet werden. Rückbehalte für allgemeine Betriebskosten u.ä. sind nicht zulässig.
Auswertungskonzept	Jedes Produktionsdossier sollte ein substantielles Auswertungskonzept enthalten, welches Auskunft gibt über geplante Massnahmen für eine dem Projekt adäquate Erstauswertung ausserhalb des Fernsehens. Dazu gehören Zielgruppen- und Marktanalysen ebenso, wie geplante Verkäufe (Weltvertrieb, DVD etc.), Absichtserklärungen (letter of intents) und Vereinbarungen. Gemäss dem «Package-Gedanken» sollte das Auswertungskonzept der Grösse des Projektvorhabens angepasst sein. → Verleihgarantie
Auszahlung	Förderbeiträge werden in der Regel innert 14 Tagen nach «Abruf» ausbezahlt, sofern die notwendigen Nachweise vorliegen und die Vereinbarung bzw. der Darlehensvertrag unterschrieben ist. Die Auszahlungskriterien (Staffelung der Raten, Begünstigte etc.) sowie die Rechte und Pflichten werden im Darlehensvertrag festgelegt.
Bemessung der Beitragshöhe	Beim Produktionsvorhaben sollte ein Antrag so angesetzt werden, dass er zusammen mit dem Bundesbeitrag in der Regel 60% der aus der Schweiz zu finanzierenden Kosten gemäss Produktionsbudget nicht übersteigt. Die zuständige Fachkommission kann ein Projekt im Ausnahmefall bis zu dem im Förderreglement vorgesehenen Höchstbetrag unterstützen, falls das Projekt vorgängig beim BAK oder einem anderen wichtigen Förderpartner abgelehnt wurde. → Höchstbeitrag
Budget	Das Budget dient der Kommission primär zur Plausibiliserung des Projekts. Budgetposten, die aussergewöhnlich hoch ausfallen oder zu einem unüblichen Zeitpunkt geltend gemacht werden, sollten begründet belegt werden (Offerte, Vertrag etc.). Fehlen notwendige Zusatzinformationen, so kann das zu einer Beitragskürzung durch die Kommission führen. Im Budget für einen Entwicklungsantrag können nur Kosten geltend gemacht werden, die auch tatsächlich in der Entwicklungsphase anfallen.
Dokumentarfilm	Durch die Zürcher Filmstiftung werden ausschliesslich unabhängig produzierte Dokumentarfilme gefördert, für die ein dem Projekt adäquates Erstauswertungskonzept ausserhalb des Fernsehens vorliegt.
Dokumente/Verträge	Die notwendigen Verträge, Deal-Memos und Dokumente müssen bei Eingabe vorliegen. Für die Beurteilung des Antrags wesentliche Passagen (Konditionen, Honorare, Rechte etc.) dürfen nicht eingeschwärzt sein. Handelt es sich um besonders sensitive Daten, können nach Absprache mit der Geschäftsstelle in Ausnahmefällen solche Verträge in nur einem, besonderes gekennzeichneten Dossier eingegeben werden. Wird bei der Crew oder im Cast mit bekannten Namen argumentiert, muss von den entsprechenden Personen mindestens ein Letter of Intent (LOI) beiliegen. Dies gilt auch für minoritäre Koproduktionen. Umfangreichere wichtige Dokumente müssen in deutscher Übersetzung vorliegen.
Dossier	Das Dossier einer Eingabe sollte alle Informationen enthalten, die für einen Entscheid notwendig sind. Dazu gehören insbesondere auch Verträge und Deal-Memos. Die Aufzählung im Förderreglement stellt in diesem Sinne eine Mindestanforderung dar, ist aber keine abschliessende Liste. Beurteilt wird die Kohärenz zwischen Produktionsdossier und Projektvorhaben. Bei Produktionsvorhaben mit einem Antrag ab CHF 400'000 sollte das Auswertungskonzept zusätzlich eine verbindliche Zusage eines Verleihs oder Worldsales in Form einer Minimumgarantie oder vergleichbarer Leistungen enthalten. → Verleihgarantie.
Eigenmittel	Die eingesetzten Eigenmittel der antragstellenden Produktion sollten in der Regel ca. zehn Prozent des Finanzierungsplanes ausmachen. An die «Eigenmittel» sind auch Reinvestitionen von Fördergutschriften (z.B. Succès cinéma) der Antragsteller anrechenbar. Rückstellungen aus Produzentenhonorar oder HU werden nur bis max. 50% des Budgetbetrages anerkannt.
Eingabeberechtigung Produktionsförderung	Im Rahmen der Produktionsförderung können Projekte mit Anträgen von über CHF 100'000 nur von einer Produktionsgesellschaft eingereicht werden, welche im Handelsregister eingetragen ist und sich mindestens der eingeschränkten Revisionspflicht unterstellt hat. Bei innerschweizerischen Koproduktionen muss der Zürcher Firma eine relevante Produzentenfunktion zukommen. Minoritär zürcherische Projekte werden nur in Ausnahmefällen (z.B. in Kombination mit einem majoritären) unterstützt.
Eingabetermin	Als Nachweis zur Einhaltung des Termins gilt der Poststempel oder die persönliche Abgabe auf der Geschäftsstelle. Bitte beachten Sie die Öffnungszeiten: Die Deponierung im Briefkasten oder bei einer anderen Institution im gleichen Haus genügt nicht.
Entwicklungsbeitrag	Beim Antrag auf einen Entwicklungsbeitrag dient das Budget der Plausibilisierung des Vorhabens. Bei einem geplanten langen Kinofilm beträgt der Beitrag der Zürcher Filmstiftung in der Regel zwischen CHF 10'000 und CHF 30'000 (je nach Projektgrösse, Erfahrung des Autors und Entwicklungsaufwand). Sämtliche Einnahmen und Ausgaben aus der Projektentwicklung sind im Hauptbudget Produktion erneut aufzuführen. In diesem Sinne ist der Entwicklungsbeitrag ein «Vorschuss» auf künftige Produktion. Züricheffekt, Finanzierungsverhältnis BAK-Filmstiftung etc. sind erst im Hauptbudget Produktion auszuweisen.
Fernsehspielfilm	Der Antrag für einen Fernsehspielfilm unterliegt den gleichen formellen Anforderungen wie die übrigen Projekte. Zusätzlich muss bereits die finanzielle Absichtserklärung einer Schweizerischen Fernsehanstalt vorliegen und die Unabhängigkeit der Produktion belegt werden. An die Projektentwicklung von Fernsehspielfilmen sind keine Beiträge möglich.
Finanzierungsplan	Eigenmittel der antragstellenden Produktion sollten in der Regel ca. zehn Prozent des Schweizer Anteils an der Finanzierung ausmachen. An die Eigenmittel sind auch Reinvestitionen von Fördergutschriften der Antragsteller anrechenbar. Fördergutschriften, welche andere Partner einbringen, gelten als Beteiligungen, für die ein Vertrag gemäss Muster der Verbände vorliegen sollte. Rückstellungen aus Honoraren werden nur bis max. 50% der vertraglich vereinbarten Summe anerkannt. Ebenso sollten Beteiligungen von Regie oder Drehbuch nicht mehr als die Hälfte des vertraglich vereinbarten Honorars ausmachen.
Fristen	Bei Projektentwicklungen muss der Finanzierungsnachweis innert sechs Monaten nach Kommissionsentscheid erbracht werden. Eine Fristverlängerung ist gemäss Art. 6 lit. e ausgeschlossen. Eingaben bei anerkannten Förderstellen (z.B. BAK, MEDIA) bewirken jedoch ein Ruhen des Fristenlaufs. Die absolute Verjährung tritt nach zwei Jahren ein.
Gesuchsvoraussetzung, formelle	Durch die Geschäftsstelle werden die formellen Voraussetzungen eines Antrags geprüft. Die Zulassung eines Antrags begründet jedoch keinen Rechtsanspruch. Die Fachkommissionen bleiben in der fachlichen Beurteilung eines Projekts vollkommen frei.
Höchstbetrag	Die im Reglement festgelegten Höchstbeiträge können nur in besonders begründeten Fällen überschritten werden, namentlich dann, wenn ein Projekt für unbedingt unterstützenswert erachtet wird, obwohl vom Bund das Gesuch abgelehnt wurde. → Bemessung der Beiträge
Koproduktionen, ausländische	Bei Koproduktionen muss das Antragsdossier zumindest ein Deal-Memo enthalten, noch besser einen Koproduktionsvertrag. Vertritt der Antragsteller einen minoritären Anteil von weniger als 40%, so muss die Finanzierung der Hauptpartner in wesentlichen Teilen stehen, damit auf den Antrag eingetreten wird. Verbindliche Finanzierungsnachweise des majoritären Partners müssen bis ein Tag vor der Kommissionssitzung schriftlich vorliegen (SMS genügt nicht). Minoritäre Koproduktionen mit ausländischen Produktionsgesellschaften werden nur dann unterstützt, wenn der produktionelle Bezug zum Kanton Zürich sowohl in künstlerischer, als auch in technischer und organisatorischer Hinsicht ein grosses substantielles Gewicht besitzt. Der schweizerisch-minoritäre Anteil muss den jeweils gütligen bilateralen Abkommen entsprechen. Die koproduzierenden Gesellschaften müssen strukturell und wirtschaftlich voneinander unabhängig sein. Bei ausländischen Koproduktionen ohne Bundesgelder ist die Registrierung beim BAK zu beachten, damit der Film später dennoch als Schweizer Produktion anerkannt wird (z.B. im Zusammenhang mit dem Schweizer Filmpreis oder den Anteilen Succès Cinéma).
Koproduktionen, schweizerische	Die koproduzierenden Gesellschaften müssen strukturell und wirtschaftlich voneinander unabhängig sein. Die eingebende Zürcher Produktionsfirma muss den majoritären Anteil vertreten.
Koproduktionsvertrag, Anforderungen	Voraussetzung für die Auslösung einer Finanzierungszusage bei Koproduktionen ist ein durch die Filmstiftung akzeptierter Koproduktionsvertrag. Die Verträge müssen europäischem Standard entsprechen. Insbesondere fallen darunter eine faire Aufteilung der Rechte und Pflichten (welche in etwa im Verhältnis zu den Finanzierungsanteilen stehen). Bei majoritär aus der Schweiz finanzierten Projekten muss die Federführung beim hiesigen Produzenten liegen und Gerichtsstand am Sitz des örtlichen Produzenten. Es empfielt sich, bei komplexeren Vertragsverhältnissen bereits bei der Formulierung des Deal-Memos oder zumindest vor Finalisierung des Koproduktionsvertrags Rücksprache mit der Geschäftsstelle zu halten.
Nachfinanzierung	Auf Nachfinanzierungsanträge von Projekten, für welche bereits ein Beitrag zugesprochen und bei denen mit den Dreharbeiten begonnen worden ist, wird nicht eingetreten. Sind die Dreharbeiten eines Projekts, für welches bereits eine finanzielle Unterstützung in Aussicht gestellt worden ist, noch nicht aufgenommen, so kann es analog einer Zweiteingabe nur dann für eine Neufestlegung des Förderbeitrags eingereicht werden, wenn sich wesentliche Elemente verändert haben. In solchen Fällen kommt es zu einer neuen Gesamtbeurteilung des Projekts durch die Fachkommission, was auch den Verlust bereits zugesprochener Beiträge bedeuten kann. → Zweiteingabe
Postproduktion	Es gibt keine gesonderte Förderung der Postproduktion durch die Zürcher Filmstiftung.
Productplacement	Es bestehen keine Einschränkungen bezüglich Productplacement. Im Sinne der Gesamtbeurteilung eines Projekts («Package») sollten jedoch alle Massnahmen deklariert werden.
Projektentwicklung	Das Treatment von Projektentwicklungs-Anträgen sollte in der Regel nicht mehr als 20 Seiten umfassen (exkl. der Begleitunterlagen und Antragsformulare).
Rechtsmittel	Entscheide der Fachkommissionen sind für die Antragsteller endgültig, es besteht keine Einsprachemöglichkeit. Das Verfahren bei formellen Mängeln wird im Förderreglement in Art. 13a geregelt.
Reinvestitionspflicht	Gemäss Reglement müssen mindestens 150% des Beitrags an eine Produktionsförderung im Kanton Zürich reinvestiert werden. Zur Ermittlung dieses Betrages sind die entsprechenden Budgetposten im Antrag auszuweisen. Nicht anrechenbar sind «Administrativkosten» wie Versicherungsbeiträge, Mehrwertsteuervorabzüge u.ä. Die Fachkommission behält sich ausdrücklich vor, Projekten mit höherem Anteil oder substantiell gewichtigeren Reinvestitionsvorhaben den Vorzug zu geben.
Sponsoring	Die im Förderreglement festgelegte Informationspflicht bei wesentlichen Änderungen am Projekt umfasst auch Anpassungen am Drehbuch, die auf Verlangen eines Sponsors vorgenommen werden (müssen).
Sprache	Die gesamten Projektunterlagen (inkl. aller Beilagen) müssen in deutscher Sprache eingereicht werden.
Übertragbarkeit	Förderzusagen beziehen sich immer auf das konkrete Projekt und werden «ad personam» der Antragsteller gesprochen. Ein Übertrag auf einen anderen Berechtigten ist nur möglich, sofern die formellen Fördervoraussetzungen auch in der neuen Konstellation gegeben sind, das Projekt keine wesentlichen Änderungen erfahren hat und alle Parteien schriftlich ihr Einverständnis zum Übertrag gegeben oder den Rückzug aus dem Projekt bestätigt haben. Ein Antrag auf Übertrag wird durch die Geschäftsstelle beurteilt, Art. 13a des Förderreglements ist sinngemäss anzuwenden.
Verleihgarantie	Bei Anträgen ab CHF 400'000 sollte das Dossier die verbindliche und substantielle Zusage eines Verleihs oder Weltvertriebs enthalten (z.B. Minimumgarantie in Höhe von mind. 5% des Antrages oder vergleichbare Leistungen).
Weiterentwicklung	Es handelt sich um ein reines Förderinstrument der Fachkommissionen. Weiterentwicklung kann nicht «aktiv» beantragt werden. Spricht sich die Fachkommission in einem Produktionsantrag für einen Weiterentwicklungsbeitrag aus, so bewirkt dieser technisch eine Rückstellung des Antrags und keine Absage. In der nächsten Eingabe ist über die Weiterentwicklung analog einer Zweiteingabe ein Bericht vorzulegen und zudem kurz abzurechnen (Drehbuchberatung, Koautor, Dramaturg u.ä.). Der Beitrag ist im Budget / Finanzierungsplan der nächsten Eingabe aufzunehmen. Nicht belegte Differenzen werden bei einem allfälligen Produktionsbeitrag in Abzug gebracht.
Zweiteingabe	Jedes Projekt kann in der jeweiligen Projektphase einmal eingegeben werden. Nur wenn sich wesentliche Elemente entscheidend verändert haben, kann es ein zweites (und letztes) Mal vorgelegt werden, wobei diese Veränderungen in einem besonderen Bericht ausführlich dargelegt werden müssen. Dies gilt auch für sog. «Nachfinanzierungsanträge» und für Projekte, die durch die Rechtsvorgängerin – die Filmkommission von Stadt und Kanton Zürich – entschieden worden sind.
«Package-Gedanke»	Drehvorlage und Produktionsdossier bilden eine Einheit. Zur Kohärenz gehören die Übereinstimmung von Budget, Optionen, Verträgen und Deal-Memos (nur in der Projektphase tatsächlich anfallende Kosten werden im Budget anerkannt); die Übereinstimmung von Treatment, Personenbeschreibung, Drehbuch und Anmerkungen; sowie die Übereinstimmung von Kopfzeilen und Fussnoten in Dokumenten mit dem Antrag. Projektspezifische Abweichungen von den Vergaberichtlinien müssen im Antragsdossier überzeugend begründet werden.